管理者の目標設定・月次面談が重荷に？勤怠データで介護経営を効率化

「シフトを組んで、打刻をチェックして、有給の残日数を確認して、そのうえで職員一人ひとりの目標設定と月次の振り返り面談……。気づけば1日が終わっている」。介護事業所の施設長・管理者からよく聞かれる声です。

人手不足が続くなか、多くの事業所で管理者は現場のプレイングマネージャーを兼務しています。労務管理（勤怠・シフト・有給）と人材育成（目標管理・面談）という2つの重い仕事が同じ人に集中すると、どちらも「後回し」になりがちです。経営者にとっては、この管理者の疲弊こそが人手不足を悪化させる根本原因になりかねません。今回は、この課題を「労務データの仕組み化」で解決する視点を整理します。

管理者一人に集中する「労務」と「育成」の二重負担

介護事業所の管理者が抱える業務は多岐にわたります。シフト作成、有給休暇の管理、勤務形態一覧表の準備といった労務まわりの実務に加え、職員一人ひとりのキャリア面談や目標設定、月次の振り返りといった人材育成の業務も担うケースが少なくありません。

このうち労務まわりは「ミスが許されない」業務です。人員配置基準を満たしているか、有給休暇の年5日取得義務を果たせているか、常勤換算に間違いがないかは、実地指導（運営指導）で必ず確認される項目です。一方で目標管理・面談は「後回しにしても即座に問題化しない」ため、忙しい管理者ほど手薄になりやすい業務でもあります。

結果として、育成が後回しになった職員から離職していく、という悪循環が起きている事業所は少なくありません。人手不足対策というと採用に目が向きがちですが、実は「管理者の時間の使い方」こそが定着率を左右する労務課題だといえます。

経営判断に必要なのは「勘」ではなく勤怠データに基づくKPI

管理者の負担を減らすには、まず「見える化」が欠かせません。出勤状況、打刻エラー、残業申請の承認待ち件数、有給消化率といった数値は、本来であれば経営者・管理者が日々の意思決定に使うべきKPIです。しかし紙の出勤簿やExcel管理のままでは、これらの数値を毎回手計算する時間そのものが管理者の負担になってしまいます。

厚生労働省も介護分野における生産性向上を推進しており、人員配置や労働時間の実態を正確に把握したうえで業務改善につなげることが求められています。裏を返せば、勤怠データを集計する作業自体に時間を取られている状態は、生産性向上の第一歩にすら立てていないということです。管理者の負担軽減と経営の適正化は、同じ「データの仕組み化」でしか両立できません。

絆太郎なら、労務の「集計作業」を減らして育成に時間を回せる

絆太郎は、この二重負担を「労務データの自動化」で軽くするために作られた勤怠・シフト管理システムです。職員はLINEで打刻・各種申請ができ、管理者はコックピット画面で出勤状況・打刻エラー・承認待ち・有給消化率をリアルタイムで確認できます。毎日・毎月の集計作業に追われることがなくなり、その分の時間を目標管理・月次振り返りに充てられます。

目標管理・月次振り返り機能では、職員ごとの目標設定と面談記録を蓄積でき、労務データ（出勤状況や有給消化率）と合わせて職員の状態を把握できます。誕生日・入社記念日の自動お祝い機能も、日々の関係づくりを管理者の手間なく続けられる仕組みです。さらにAIシフト自動生成が配置基準・希望休・夜勤や連続勤務の制限を踏まえてシフト案を作成するため、シフト作成にかかっていた時間そのものも圧縮できます。複数事業所を運営している場合も、1画面で全事業所の状況を統括できるため、本部側の管理者負担も同時に軽くなります。

まとめ

介護経営における人手不足対策は、採用だけでなく「管理者の時間の使い方」を見直すことから始まります。労務管理の集計作業を仕組み化し、浮いた時間を職員の目標管理・育成に充てられる体制をつくることが、結果的に定着率の向上と生産性の向上につながります。まずは自事業所の管理者が、労務の「作業」にどれだけ時間を使っているかを棚卸ししてみることをおすすめします。

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