人手不足でも回る現場へ、介護管理者の兼務疲れを勤怠データで減らす方法

「人手不足で、施設長やリーダーがケアも、シフト作成も、有給管理も、実地指導対応まで一人で抱えている」——そんな声を、介護事業所の経営者の方からよく伺います。人が足りないからこそ管理職が現場に入り、気づけば管理業務は深夜や休日に持ち越し。この「兼務疲れ」を放置すると、本人の疲弊だけでなく、労務管理の抜け漏れや、管理者自身の離職という経営リスクにもつながります。今日は、この課題を「労務・勤怠の視点」からどう解決するかを考えます。

課題:なぜ管理者に業務が集中してしまうのか

人手不足の介護現場では、施設長やユニットリーダーが「プレイングマネージャー」としてケアに入りながら、シフト作成、有給休暇の管理、常勤換算の集計、実地指導のための勤務形態一覧表の整備といった労務管理も一人で担うケースが少なくありません。特に、複数の勤務形態が混在するシフト作成や、専門知識を要する常勤換算のような集計業務は属人化しやすく、担当者が休むと誰も対応できない、という状態に陥りがちです。さらに、職員からの有給申請や勤怠に関する問い合わせも管理者に集中しやすく、電話・口頭・紙の申請書といった手段がバラバラだと、確認や転記の手間だけでも一日の業務時間を圧迫します。この「管理者への集中」は、単なる多忙にとどまらず、打刻漏れの見落としや有給休暇の未消化、労働時間の把握不足といった労務リスクを生みやすくなります。

事実:管理者の労務負担は「見えない残業」を生みやすい

労働時間の客観的な把握義務や、有給休暇の年5日取得義務、36協定の遵守といった対応は、事業所単位で管理者が最終確認を担うことが多く、この確認作業自体が管理者の「見えない残業」になりがちです。加えて、実地指導では常勤換算や勤務形態一覧表の正確性が厳しく問われるため、Excelなどでの手作業管理は、集計ミスや確認漏れのリスクと常に隣り合わせです。管理者が労務管理に時間を取られるほど、本来注力すべき採用・定着施策や職員面談、利用者対応に割ける時間は減り、結果として人手不足がさらに悪化するという悪循環にもつながりかねません。管理者自身の労働時間が長時間化しやすいという点でも、事業所として見過ごせない課題です。

絆太郎での対応:管理業務を「分散」ではなく「自動化」で減らす

絆太郎は、こうした管理者一人への業務集中を、労務・勤怠の自動化によって軽減することを目指して作られたシステムです。職員はLINEで打刻や有給・シフト希望を申請でき、管理者はコックピット画面で出勤状況や打刻エラー、承認待ちの件数、有給消化率のKPIを一目で確認できます。シフト作成はAIが配置基準や希望休、夜勤・連続勤務の制限を考慮して自動生成するため、属人的な調整作業を大きく減らせます。さらに、常勤換算や勤務形態一覧表も自動集計されるため、実地指導の前に慌てて手作業で集計し直す必要もありません。目標管理・月次振り返りの機能を使えば、職員面談の準備にかかる時間も短縮できます。複数の事業所を運営している場合も、1画面でまとめて状況を把握できるため、管理者が拠点を掛け持ちしているケースの負担軽減にもつながります。

まとめ

人手不足の中で管理者に業務が集中してしまうのは、多くの介護事業所に共通する課題です。しかし、勤怠・労務管理を自動化し、管理者が「確認するだけ」で済む状態をつくることができれば、管理者自身の負担を減らしながら、労務リスクも抑えられます。まずは自事業所の管理者が、どの労務業務にどれだけ時間を取られているかを洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。

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📌 絆太郎（ばんたろう）は、介護事業所のための勤怠・シフト管理システムです。LINEで打刻・申請、AIでシフト作成、有給・常勤換算も自動。初月は基本料金が無料。

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