介護施設の管理者兼務、常勤換算の誤りを防ぎ実地指導に強くなる方法

「うちの施設長は生活相談員も兼務している」「管理者が別の事業所も見ている」——こうした兼務体制は、多くの介護事業所で当たり前になっています。しかし、この兼務のカウントの仕方を誤ると、常勤換算数が実態と合わなくなり、実地指導で「人員配置基準を満たしていないのでは」と指摘を受けるケースが少なくありません。今回は、兼務における常勤換算の考え方と、日々の勤怠管理でどう備えるかを整理します。

なぜ「兼務」の常勤換算で計算ミスが起きるのか

常勤換算とは、非常勤職員も含めた職員の勤務時間を、事業所が定める常勤職員の所定労働時間（週32〜40時間が目安）で割り戻し、「何人分の常勤職員に相当するか」を算出する考え方です。人員配置基準はこの常勤換算数を基準に判定されるため、計算を誤ると基準未達のまま運営してしまうリスクがあります。

兼務が絡むと、この計算はとたんに複雑になります。たとえば管理者が生活相談員を兼務している場合、それぞれの職務にどれだけの時間を充てているかを勤務実績から按分しなければなりません。ところが多くの現場では、

• 管理者としての勤務時間と生活相談員としての勤務時間を分けて記録していない
• 兼務先の事業所の勤務時間を合算せずに常勤換算してしまう
• シフト表（予定）だけで計算し、実際の打刻・勤務実績と突き合わせていない

といったことが起こりがちです。実地指導では、勤務形態一覧表の数字と、タイムカードや出勤簿などの実績記録との整合性を必ず確認されます。予定と実績がずれたまま一覧表を作成していると、そこが指摘の起点になります。

兼務が認められる条件と常勤換算の考え方

兼務そのものは、多くのサービス種別で「業務に支障がない場合」に認められています。たとえば通所介護の管理者は、管理業務に支障がなければ同一事業所の他職務や、他の事業所の職務と兼務できるとされています。生活相談員についても、専従が原則としつつ、サービス提供時間帯に応じて配置すればよいとされる場合があり、常に1名体制で拘束されるわけではありません。

ただし「支障がないこと」は事業所側が説明できなければならず、その根拠になるのが日々の勤務実績です。常勤換算は職務ごとに按分して計算するのが基本であり、兼務している職員をどちらか一方の職務だけでカウントする、あるいは兼務先の勤務時間を合算し忘れるといった扱いは、配置基準の欠如減算につながりかねません。加算・基準の細かい取り扱いはサービス種別や自治体の解釈によって異なる部分もあるため、判断に迷う場合は指定権者への確認が安全です。

大切なのは、「誰が」「いつ」「どの職務として」勤務したかを、勤務形態一覧表を作る段階ではなく、日々の勤怠記録の段階から明確にしておくことです。

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絆太郎は、LINEでの打刻・各種申請をベースに、常勤換算や勤務形態一覧表を自動集計できる勤怠・シフト管理システムです。兼務がある職員についても、職務ごとの勤務実績を記録として残せるため、「予定はあるが実績が違う」というズレを防ぎやすくなります。

コックピット画面では、出勤状況や打刻エラー、承認待ちの申請を一覧で確認できるため、兼務者の勤務時間の記録漏れにも早い段階で気づけます。また複数事業所を1画面で統括できる機能により、他事業所と兼務している職員の勤務実績も分散させずに把握できるのが特長です。常勤換算・勤務形態一覧表の自動集計と組み合わせることで、実地指導の際に「実績に基づいた数字」をそのまま提示できる状態を、日常の運用の延長でつくることができます。

まとめ

兼務による常勤換算の誤りは、悪意なく起きる「記録の粒度不足」が原因であることがほとんどです。管理者や生活相談員などの兼務パターンでは、職務ごとの勤務実績を分けて残す仕組みを持つことが、実地指導への備えにも、日々の管理者の負担軽減にもつながります。まずは自事業所の兼務職員の勤務実績が、職務ごとに追える状態になっているかを確認してみてください。

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