2026年10月11日介護経営

介護の管理者が休むと回らない？シフト・勤怠の属人化を減らす労務の見直し方

「シフトは施設長しか組めない」「勤怠の締めは事務の○○さんしか分からない」。そんな状況に心当たりはないでしょうか。普段は回っていても、担当者が体調を崩したり急に退職したりした途端、シフトが組めず、給与計算も止まる。人手不足の現場では、この属人化が静かな経営リスクになっています。

本記事では、シフト作成・勤怠集計・有給管理が特定の人に集中する問題を、労務の視点で整理します。

属人化が労務リスクになる理由

シフト作成や勤怠の締めが一人に集中していると、次のような問題が起こりやすくなります。

管理者の長時間労働：月末月初にシフト作成、打刻修正、承認、集計が重なり、時間外が膨らむ
法令対応の見落とし：年5日の有給取得（時季指定義務）や労働時間の把握が、担当者の記憶と手作業頼みになる
人員配置の確認漏れ：常勤換算や勤務形態一覧表の集計が、特定の人のExcelにしか存在しない
不在時の停止：休職・退職・急な欠勤で、シフトも給与計算も誰も代われない

特に、有給休暇の管理や労働時間の客観的な把握は、事業主に求められる労務管理の基本です。これを一人の手作業に頼る状態は、実地指導の場面でも説明しづらくなります。

国も「業務の見直し・ICT活用」を後押ししている

厚生労働省は、介護現場の生産性向上を支援するため、「介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン」を公開しています。私が確認した範囲では、厚生労働省の介護分野における生産性向上のお知らせページに、令和6年度改訂のガイドライン（共通冊子・サービス別冊子）が掲載されています。ガイドラインでは、職場環境の整備、記録・報告様式の工夫、ICT活用による情報共有の効率化など、業務を見直す観点が示されています（出典：厚生労働省「介護分野における生産性向上」、2026年10月11日確認）。

ここで大切なのは、「ICTを入れること」自体を目的にしないことです。管理者や事務担当の手間を減らし、誰が担当しても同じ品質で回る状態にすることが、労務面でも経営面でも効いてきます。

属人化を減らす3つのステップ

1. 「誰が・何を・いつ」やっているかを書き出す

まず、月次で発生する労務業務を棚卸しします。シフト作成、希望休の取りまとめ、打刻漏れの確認、承認、有給残日数の確認、常勤換算の集計などです。担当者と所要時間を書き出すと、一人に偏っている業務が見えてきます。

2. ルールと手順を「人の頭」から出す

夜勤の連続回数、希望休の上限、配置基準といった判断ルールを文書にします。ルールが明確になれば、担当が変わっても同じ基準でシフトを組めます。

3. 集計と確認は仕組みに任せる

打刻の集計、残日数の計算、常勤換算の算出といった「間違えてはいけないが考えなくてよい作業」は、システムに任せるのが現実的です。人が判断すべき部分（誰を夜勤に入れるか、どう調整するか）に時間を使えるようになります。

絆太郎での仕組み化

絆太郎は、介護現場を運営する会社が自分たちの現場の困りごとから作った勤怠・シフト管理システムです。属人化の解消には、次の機能が役立ちます。

LINE打刻・各種申請：職員がLINEで打刻や申請をするため、紙やExcelの転記が減ります
AIシフト自動生成：配置基準、希望休、夜勤・連続勤務の制限を考慮した案を作成できます。ルールがシステムに入るため、担当者が変わっても基準がぶれにくくなります
コックピット：出勤状況、打刻エラーの検知、承認待ち、有給消化率のKPIを一画面で確認できます。管理者が不在でも、他の担当者が状況を把握しやすくなります
有給・希望休管理：残日数の自動計算と、年5日の達成状況の確認ができます
常勤換算・勤務形態一覧表の自動集計：手作業のExcel集計への依存を減らせます
複数事業所を1画面で統括：兼務の管理者や本部が、全体を見渡せます

なお、システムを入れても、運用ルールの整理は必要です。まずは棚卸しから始め、「一人にしかできない業務」を一つずつ減らしていくのが現実的です。

まとめ

シフト作成・勤怠集計の属人化は、管理者の長時間労働と法令対応の見落とし、不在時の停止につながります
国も業務の見直しとICT活用による生産性向上を後押ししています
業務の棚卸し、ルールの明文化、集計の仕組み化の順で進めると無理がありません
絆太郎なら、LINE打刻、AIシフト、コックピットで「誰が担当しても回る」状態を作りやすくなります

料金は、基本料金が月5,500円、スタッフ1人あたり月800円、初期費用50,000円です（契約は1年、自動更新で月単位の解約が可能）。初月は基本料金が無料です。

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📌 絆太郎（ばんたろう）は、介護事業所のための勤怠・シフト管理システムです。LINEで打刻・申請、AIでシフト作成、有給・常勤換算も自動。初月は基本料金が無料。