介護の人員基準欠如減算、突発欠員は年1回猶予へ｜1割以内の要件と勤怠での備え
急な退職や長期の病欠が重なり、「今月の人員配置、基準を割ってしまうかもしれない」と冷や汗をかいた経験はないでしょうか。人員基準を下回ると、介護給付費が減算される可能性があります。2026年6月算定分から、突発的な欠員については減算の適用を猶予する特例が始まりました。本記事では、その要点と、事業所の勤怠・労務としてどう備えるかを整理します。
突発的な欠員に、減算を猶予する特例ができた
人員基準欠如減算とは、介護職員・看護職員などの配置が基準を下回った場合に、介護給付費が原則3割減算される仕組みです。従来は、欠如が1割以内なら翌々月から、1割を超えると翌月から減算が始まり、いずれも解消した月まで続くとされてきました。
報道によると、厚生労働省は2026年5月8日付の通知で、次の特例を2026年6月算定分から適用すると示しています（CBnewsマネジメント 2026年5月12日、ケアニュース（シルバー産業新聞）、JOINT）。
- 対象：職員の急な離職が重なるなど、突発的で想定が困難な事情による欠員
- 条件：人員基準上必要な員数から「1割の範囲内」の減少であること（1割を超える場合は対象外）
- 内容：1年に1回に限り、減算の適用を最大3か月猶予
- 要件：ハローワークなどを活用した人材確保の取り組みを行っていること
- 手続：基準を下回った月の翌月までに所定様式で都道府県へ提出し、有効な求人票の写しを添付
細かな扱いはサービス種別や自治体で異なる場合があります。実際に該当しそうなときは、通知の原文と、指定権者（都道府県・市町村）の案内で必ず確認してください。
「猶予」は、早く気づいた事業所ほど使いやすい
この特例は、欠員が出たら自動的に救済されるものではありません。手続の期限は「基準を下回った月の翌月まで」とされ、求人活動の実績も求められます。つまり、欠員の兆候に早く気づき、早く動いた事業所ほど活用しやすい制度です。
現場で起きがちなのは、次のようなケースです。
- 月末に勤務実績を集計して初めて、常勤換算が足りないと分かる
- 退職・休職の予定が、シフトや勤務形態一覧表に反映されていない
- 管理者が手計算で人員を確認していて、確認が月に1回しかない
欠員の把握が遅れるほど、求人票の準備や届出の時間がなくなります。人員配置の確認は「月末の答え合わせ」ではなく、月の途中から見られる状態にしておくことが大切です。
勤怠・労務で整えておきたい3つの備え
1. 常勤換算を月途中から見える化する 常勤換算とは、非常勤職員の勤務時間を常勤職員の勤務時間数に換算して、人員を数える方法です。月末に初めて計算するのではなく、勤務実績が積み上がる途中経過で不足が見える形にしておきます。
2. 退職・休職の予定をシフトに先に反映する 退職日や休業開始日が決まった時点で、その日以降の配置が基準を満たすかを確認します。特に、育休・産休や介護休業で常勤が抜ける場合は、代替配置の整理も必要です。
3. 実績を記録に残す 運営指導（実地指導）では、出勤簿と勤務形態一覧表の整合性が見られます。欠員の期間、求人の状況、シフトの変更を勤怠データで追えるようにしておくと、説明がしやすくなります。
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- 常勤換算・勤務形態一覧表を自動で集計できる
- AIシフト自動生成で、配置基準・希望休・夜勤や連続勤務の制限を考慮したシフトを作れる
- コックピットで出勤状況や打刻エラー、承認待ちをひと目で確認できる
- 複数事業所を1画面で統括できる
手計算の確認を減らし、管理者が「足りるかどうか」をいつでも見られる状態にすることが、欠員への最初の一手になります。
まとめ
- 2026年6月算定分から、突発的な欠員（必要員数の1割以内）について、減算の適用を年1回・最大3か月猶予する特例が始まった
- 利用には、ハローワーク活用などの人材確保の取り組みと、翌月までの届出が必要とされる
- 特例を使えるかどうか以前に、欠員を早く把握できる勤怠・常勤換算の仕組みが重要
- 該当しそうなときは、通知原文と自治体の案内で要件を必ず確認する
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