実務経験証明書の発行が数分に、勤怠データ自動計算で事務負担を軽減

介護福祉士の実務経験証明書を「今週中に出してほしい」とスタッフから頼まれるたびに、タイムカードや出勤簿を1年、2年とさかのぼって従業期間と従事日数を数え直していませんか。介護福祉士国家試験の実務経験ルートで受験するスタッフが複数いる事業所では、この作業が事務担当者の隠れた負担になっています。今回は、実務経験証明書の発行実務と、日々の勤怠データを使って手間を減らす方法をご紹介します。

実務経験証明書、発行のたびに事務の手が止まる

実務経験証明書は、スタッフが介護福祉士国家試験を受験する際に、勤務先の施設・事業所が発行する書類です。証明すべき内容は大きく2つあります。ひとつは在職していた「従業期間」、もうひとつは実際に介護等の業務に従事した「従事日数」です。

やっかいなのは、この2つの数え方が違う点です。従業期間には産休・育休・病休などの休職期間を含めてよい一方、従事日数には有給休暇や研修日、出張日などは含めません。つまり在籍期間をそのまま数えても正しい従事日数にはならず、出勤簿・タイムカード・休暇簿を突き合わせて1日単位で拾い直す必要があります。

複数の事業所を掛け持ちしていたスタッフや、法人内で異動を繰り返したスタッフの場合はさらに煩雑です。退職者から証明書を依頼された場合は、過去の紙の勤怠記録を探すところから始まる事業所も少なくないでしょう。事務担当者にとっては、通常業務の合間に発生する「割り込みタスク」として負担になりがちです。

実務経験ルートの要件は「3年1,095日」かつ「540日」

介護福祉士国家試験を実務経験ルートで受験する場合、要件は従業期間3年（1,095日）以上、かつ実際に介護業務に従事した従事日数540日以上です。これに加えて、実務者研修の修了も受験の必須条件になっています。

（出典：公益財団法人社会福祉振興・試験センター「介護福祉士国家試験 受験資格：実務経験＋実務者研修」）

事業所が発行する実務経験証明書は、この「3年1,095日」「540日」という2つの数字を、根拠を持って正確に示すための書類です。数字を誤ると受験そのものに影響しかねないため、事業所側にも正確な集計と記録保管の責任があります。

絆太郎なら、勤怠データから実務経験日数を自動計算

絆太郎は、LINE打刻や各種申請で日々蓄積している勤怠データをもとに、実務経験証明書に必要な従業期間・従事日数を自動計算する機能を備えています。出勤簿とタイムカードを別々に突き合わせる手間がなく、依頼を受けてからの集計時間を大きく短縮できます。

法人内に複数の事業所がある場合も、絆太郎は複数事業所を1画面で統括できるため、異動や掛け持ちがあったスタッフの勤務実績もまとめて把握しやすくなります。日々コックピットで確認している出勤状況や有給消化率と同じ勤怠データが、そのまま実務経験証明書のもとになる、という一貫性も安心材料です。

介護現場を運営する会社が、自分たちの事業所運営で困っていたことをもとに作ったシステムだからこそ、「証明書を出すたびに過去の記録を掘り起こす」現場のストレスに向き合える機能だと考えています。

まとめ

実務経験証明書の発行は、頻度こそ多くないものの、依頼が来るたびに事務担当者の手を止める作業です。日々の勤怠データを正確に蓄積しておくことが、いざという時の証明書発行をスムーズにする一番の備えになります。打刻・申請のデータをそのまま活用できる仕組みがあるかどうかで、事務担当者の負担は大きく変わります。

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