介護の人手不足時代、複数事業所を『1画面』で統括する勤怠データ経営

複数の事業所を運営されている経営者・施設長の方から、「本部にいても、各拠点の出勤状況や有給消化率がすぐに分からない」「拠点ごとに紙のタイムカードやバラバラのExcelで管理していて、全体像をつかむのに時間がかかる」というお悩みをよく伺います。1拠点だけならまだしも、事業所が増えるほど、勤怠・労務データは分散し、経営判断は遅れがちになります。今回は、この「情報の分散」という課題を、労務・勤怠の視点からどう解消していくかを整理します。

拠点が増えるほど深刻になる「情報の分散」という課題

介護業界の人手不足は依然として深刻です。厚生労働省の「一般職業紹介状況」によれば、令和5年度時点で介護関係職種の有効求人倍率は3.88倍と、全職業平均の1.15倍を大きく上回っています（厚生労働省 一般職業紹介状況）。また厚生労働省が2025年5月9日に公表した社会保障審議会福祉部会・福祉人材確保専門委員会の資料では、2025年度時点で約32万人の介護人材が不足する見通しが示されています（厚生労働省 社会保障審議会福祉部会 資料、令和7年5月9日公表）。

この状況下では、1拠点の急な欠員がすぐに他拠点の応援体制に波及します。ところが多くの複数事業所経営では、勤怠・シフト・有給の情報が拠点ごとに紙やバラバラのExcelに分散したままです。本部が「今どの拠点が人員的に厳しいのか」「どの拠点で有給消化が遅れているのか」をリアルタイムに把握できなければ、応援の判断も採用計画も後手に回ってしまいます。人手不足の時代だからこそ、経営者・施設長が拠点横断で状況を俯瞰できる仕組みが、他社との差になります。

常勤換算・人員配置基準は事業所ごとに正確な管理が必要

介護保険サービスでは、事業所ごとに人員配置基準を満たしているかを「常勤換算」という考え方で管理する必要があります。常勤換算とは、パートや非常勤職員の勤務時間を常勤職員の所定労働時間で割り、「常勤の職員が何人分働いているか」に換算する仕組みです。これは事業所単位での算定が求められるため、拠点が増えるほど、勤務形態一覧表の作成や集計の手間も比例して増えていきます。

手作業や属人的な管理のまま拠点数が増えると、記載ミスや集計漏れのリスクも拠点数分積み重なり、実地指導での指摘リスクも高まります。加えて、有給休暇の年5日取得義務（労働基準法）も事業所ごと・職員ごとに管理が必要で、複数拠点をまたぐ経営者ほど、この「正確性の担保」に時間を取られがちです。人手不足で採用が難しい今、既存職員の離職を防ぎながら適正な人員配置を維持するには、拠点ごとの勤怠・労務データを正確かつ効率的に把握する体制が欠かせません。

絆太郎なら、複数事業所の勤怠・労務を1画面で統括できる

絆太郎は、複数事業所を運営する経営者・施設長が、拠点をまたいで状況を把握できるよう設計されています。まず「複数事業所を1画面で統括」できる機能により、各拠点の状況を本部から一元的に確認可能です。日々の管理では「コックピット」機能が、拠点ごとの出勤状況、打刻エラーの検知、承認待ちの申請、有給消化率のKPIを一覧で可視化するため、どの拠点に手当てが必要かをすぐに判断できます。

有給・希望休の管理では、職員ごとの残日数を自動計算し、年5日達成状況も拠点横断で確認できます。人員配置に関わる常勤換算や勤務形態一覧表も、拠点ごとに自動集計されるため、実地指導への備えとして手作業の集計ミスを減らせます。さらに、AIシフト自動生成は配置基準・希望休・夜勤や連続勤務の制限を考慮して拠点ごとのシフトを組めるため、人手が足りない中でも無理のない配置がしやすくなります。目標管理・月次振り返りの機能も拠点別に運用できるため、経営者が本部にいながら各施設長・管理者の状況を把握し、必要な支援を早めに打てるようになります。

まとめ

介護業界の深刻な人手不足の中、複数事業所を伸ばしていくには、各拠点の勤怠・有給・人員配置の状況を「見える化」し、経営者が1画面で把握・判断できる体制が鍵になります。紙やバラバラのExcelでの管理を続けるほど、拠点間の格差や対応の遅れが積み重なってしまいます。労務・勤怠のデータ基盤を整えることは、採用競争が厳しい今だからこそ、既存職員の定着と経営判断のスピードを両立させる近道です。

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