シフト表作成が属人化する介護現場、AIシフトで管理者の負担を軽減

「来月のシフト、また○○さんじゃないと組めない…」介護現場でこうした声を耳にすることは少なくありません。シフト表の作成が特定の管理者や古参職員のスキルと経験に依存し、その人が急な体調不良や退職で不在になった途端、現場が立ち行かなくなる――。人員配置基準、資格者の配置、希望休、夜勤・連続勤務の制限まで頭に入れて調整する作業は、属人化しやすい業務の代表格です。今日は、この「シフト作成の属人化」を勤怠・労務の視点からどう解消するかを考えます。

なぜシフト作成は一人に集中するのか

介護現場のシフト作成が難しいのは、考慮すべき制約が多いためです。①各時間帯・各職種の人員配置基準を満たすこと、②資格保有者（介護福祉士・看護師など）を必要人数配置すること、③職員の希望休や有給取得を反映すること、④夜勤明けのインターバルや連続勤務日数の上限を守ること――これらを手作業やExcelで両立させるには、現場を熟知したベテランの「勘と経験」が頼りにされがちです。結果として、シフト表作成に月十数時間を要したり、担当者が急に休むと誰も代わりを組めなかったりという事業所も珍しくありません。

これは単なる作業効率の問題ではなく、労務管理上のリスクでもあります。属人化した状態では、法定の労働時間上限や連続勤務制限のチェックが漏れやすく、気づかないうちに労働基準法違反や人員配置基準違反につながる恐れがあるからです。

シフトに関わる法的な制約は年々増えている

シフト作成時に管理者が意識すべき制約は、決して減っていません。時間外労働には36協定による上限規制があり、夜勤を含む変形労働時間制を採用する場合は就業規則・労使協定での定めが必要です。また、人員配置基準を満たさない状態が続けば、報酬の減算対象にもなり得ます。実地指導では勤務形態一覧表の突合により、シフトと実際の勤怠実績が一致しているかが確認されます。

つまりシフト表は「作って終わり」ではなく、実際の打刻データと整合していて初めて意味を持つ書類です。属人化した担当者の頭の中だけでルールが管理されている状態では、こうしたチェックが後回しになりがちで、担当者が交代するたびに一からルールを聞き直す事務コストも発生します。

絆太郎での解決

絆太郎のAIシフト自動生成機能は、人員配置基準・職員の希望休・夜勤や連続勤務の制限といった条件をあらかじめ設定しておくことで、これらを踏まえたシフト案を自動で作成します。担当者の経験や勘に頼らずとも、ルールに沿った土台となるシフト案がまず出来上がるため、作成そのものにかかる時間を大幅に圧縮できます。担当者はゼロから組み立てるのではなく、AIが出した案を最終確認・微調整するだけで済みます。

さらに、LINEでの打刻・各種申請と連動しているため、シフトと実際の勤怠実績のズレ（打刻エラーや承認待ち）はコックピット画面でひと目で把握でき、実地指導に備えた勤務形態一覧表や常勤換算の集計も自動で行われます。属人化していたシフト作成のルールをシステムに落とし込むことで、担当者が変わっても同じ品質でシフトが組める体制に近づきます。

まとめ

シフト表作成の属人化は、担当者個人の負担であると同時に、労務コンプライアンス上のリスクでもあります。人員配置基準・希望休・夜勤制限といった条件をシステムに組み込み、AIシフトで土台を自動生成することで、作成時間の削減と属人化の解消を同時に進められます。まずは自事業所のシフト作成に何時間かかっているか、担当者が不在の日にどう対応しているかを洗い出すところから始めてみてはいかがでしょうか。

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